公文寫(xiě)作與公文處理：公文擬寫(xiě)的步驟與方法

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　　公文擬寫(xiě)的步驟與方法大體同一般文章的寫(xiě)作相似，但是由于公文在性質(zhì)、作用及其寫(xiě)作要求上不同，擬寫(xiě)時(shí)也有一些需要特別注意的問(wèn)題。

　　公文的擬寫(xiě)通常按以下步驟進(jìn)行。

　　一、明確發(fā)文主旨

　　任何一份公文都是根據(jù)機(jī)關(guān)工作的實(shí)際需要來(lái)擬寫(xiě)的。因此，在動(dòng)筆之前，首先要弄清楚發(fā)文的主旨，即公文的主題和發(fā)文的目的，包括以下幾項(xiàng)內(nèi)容：

　　1、文件的中心內(nèi)容是什么？比如布置工作，提出主要抓哪些問(wèn)題，主要成績(jī)及存在問(wèn)題，下一步的打算；再如請(qǐng)求事項(xiàng)，擬請(qǐng)上級(jí)機(jī)關(guān)答復(fù)或解決什么問(wèn)題等。

　　2、根據(jù)文件內(nèi)容，準(zhǔn)備采用什么文種？比如，匯報(bào)工作情況，是寫(xiě)專題報(bào)告還是寫(xiě)情況簡(jiǎn)報(bào)；針對(duì)下級(jí)機(jī)關(guān)來(lái)文所反映的問(wèn)題，是寫(xiě)一個(gè)指示或復(fù)函，還是寫(xiě)一個(gè)帶有規(guī)定性質(zhì)的通知等。

　　3、明確文件發(fā)送范圍和閱讀對(duì)象。比如，是向上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)匯報(bào)，還是向下級(jí)所屬單位介紹和推廣工作經(jīng)驗(yàn)；是給領(lǐng)導(dǎo)干部、有關(guān)部門(mén)工作人員閱讀，還是向全體干部或人民群眾進(jìn)行傳達(dá)等。

　　4、明確發(fā)文的具體要求。例如，是要求對(duì)方機(jī)關(guān)了解，還是要求對(duì)方機(jī)關(guān)答復(fù)，是要求各收文機(jī)關(guān)貫徹執(zhí)行，還是供對(duì)方參照?qǐng)?zhí)行、研究參考、征求意見(jiàn)等。

　　總之，發(fā)文必須明確采取什么方式，主要闡述哪些問(wèn)題，具體要達(dá)到什么目的，只有首先對(duì)這些問(wèn)題做到心中有數(shù)，才能夠落筆起草文件。

　　二、收集有關(guān)材料，進(jìn)行調(diào)查研究

　　發(fā)文的目的和主題明確以后，就可以圍繞這個(gè)主題收集材料和進(jìn)行一定的調(diào)查研究，當(dāng)然，這也要根據(jù)具體情況，并不是擬寫(xiě)每份文件都要專門(mén)進(jìn)行這一步工作。例如，擬寫(xiě)一個(gè)簡(jiǎn)短的命令、通知，寫(xiě)一封內(nèi)容比較簡(jiǎn)單的公函，呈報(bào)一項(xiàng)請(qǐng)示等，一般來(lái)說(shuō)不需要專門(mén)做收集材料和調(diào)查研究的工作，在明確發(fā)文主旨之后，稍加考慮就可以提筆寫(xiě)作了。但是對(duì)于問(wèn)題比較復(fù)雜，或雖有領(lǐng)導(dǎo)人對(duì)問(wèn)題處理的原則意見(jiàn)，但還沒(méi)有形成具體有觀點(diǎn)和材料，還要進(jìn)行具體分析和歸納；或擬寫(xiě)篇幅較長(zhǎng)的文件，擬定工作計(jì)劃、進(jìn)行工作總結(jié)，起草規(guī)章、條例，擬寫(xiě)工作指示和領(lǐng)導(dǎo)人講話等，往往都需要收集有關(guān)材料和進(jìn)行一些調(diào)查研究工作，因?yàn)楦拍畹男纬蛇^(guò)程，判斷的形成過(guò)程，推理的過(guò)程，就是調(diào)查和研究的過(guò)程，就是思維的過(guò)程。人腦是能夠反映客觀世界的，但是要反映得正確很不容易。要經(jīng)過(guò)反復(fù)的考察，才能反映得比較正確，比較接近客觀實(shí)際。寫(xiě)出的文件要符合實(shí)際，也必須經(jīng)過(guò)這樣一個(gè)過(guò)程。

　　怎樣為擬寫(xiě)文件收集材料和進(jìn)行調(diào)查研究呢？一是收集和閱讀有關(guān)的文字材料；二是到實(shí)際當(dāng)中收集活材料。例如，要草擬本部門(mén)的年度工作計(jì)劃，首先需要查閱黨和國(guó)家有關(guān)的方針政策和指示精神，上級(jí)機(jī)關(guān)布置的任務(wù)，本部門(mén)去年的工作計(jì)劃和工作總結(jié)，以及參考兄弟單位的有關(guān)工作計(jì)劃等。還要認(rèn)真研究本部門(mén)今年面臨的形勢(shì)，今年的中心任務(wù)，上級(jí)要求；本部門(mén)當(dāng)前的工作狀況，存在的有利條件和不利因素，有什么潛力；研究針對(duì)實(shí)際情況應(yīng)當(dāng)提出哪些具體指標(biāo)，需要采取什么保證措施等。再如，擬寫(xiě)一個(gè)全面的工作總結(jié)，需要查閱原訂的工作計(jì)劃，上級(jí)機(jī)關(guān)頒發(fā)的主要的領(lǐng)導(dǎo)性文件，這一時(shí)期本機(jī)關(guān)制發(fā)的主要文件、下屬機(jī)關(guān)報(bào)送的主要文件，有關(guān)的重要會(huì)議文件，本機(jī)關(guān)的大事記等；請(qǐng)本機(jī)關(guān)各個(gè)部門(mén)的同志開(kāi)個(gè)座談會(huì)，了解各部門(mén)的工作情況和工作體會(huì)，召集有關(guān)人員醞釀?dòng)懻摽偨Y(jié)提綱等。在全面調(diào)查和收集了有關(guān)材料的基礎(chǔ)上，分析研究主要進(jìn)行哪幾項(xiàng)工作，取得的主要成績(jī)及其原因，工作中的主要經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)等。

　　總之，收集材料和調(diào)查研究，是一個(gè)充分醞釀的過(guò)程，是為了掌握全面的、大量的素材，了解問(wèn)題的各個(gè)方面，然后經(jīng)過(guò)分析思考產(chǎn)生一個(gè)認(rèn)識(shí)上的飛躍，從感性認(rèn)識(shí)上升到理性認(rèn)識(shí)。

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